Info dan Lokak: Skripsi sistem pengelolaan administrasi kepegawaian di SMA Negeri 3 Tanjung Raja Kabupaten Ogan Ilir.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Kata administrasi berasal dari kata Ad, yang berarti ke atau kepada dan ministrare yang berarti melayani, membantu atau mengarahkan. Sedangkan kata pegawai berasal dari kata personil atau personal yang berarti pegawai. Jadi administrasi kepegawaian (Mulyasa, 2004, 71) tidak lain adalah adiministrasi dalam bidang administrasi kepegawaian yaitu administrasi atau managemen yang menangani masalah kepegawaian yang menangani masalah-masalah kepegawaian dalam satu badan usaha, lembaga atau sekolah, manajemen itu sendiri adalah usaha pencapaian suatu tujuan melalui orang lain dengan memanpaatkan sumber daya yang ada secara maksimal (Mulyasa, 2004, 17).

Administrasi kepegawaian (Depdikbud, 1994 : 41) pada dasarnya adalah proses yang paling dasar dalam pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem kepegawain dimana hal ini dilakukan dengan pengumpulan informasi yang berhubungan dengan kelengkapan atau perlengkapan dari administrasi umum yang berhubungan dengan seorang personal (Depdikbud, 1994 : 41).

Semua tenaga atau unsur manusia untuk memegang peranan penting dalam kelancaran berlangsungnya kegiatan kelancaran pelaksanaan program sekolah (Burhanudin, 1998 : 65). Unsur-unsur yang dimaksud disini adalah kepala sekolah, wakasek, maupun staf administrasi yang ada di sekolah tersebut, sedangkan pendapat lain mengatakan bahwa administrasi personalia/kepegawaian (Sukirman, 1982 : 2) sekolah adalah semua tenaga yang yang ada disekolah yang dapat mencakup tenaga edukatif, dan tenaga administratif yang terdiri dari pegawai tetap, pegawai diperkerjakan atau pegawai honorer (Sukirman, 1982 : 2).

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksudkan dengan administrasi kepegawaian sekolah adalah semua kegiatan yang dilakukan oleh personil anggota sekolah pegawai tetap, pegawai yang diperkerjakan atau pegawai honorer dalam lingkup administratif. Disamping itu juga administrasi kepegawaian dikatakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh orang-orang yang mempunyai wewenang dalam administrasi kepegawaian yang didalamnya terdapat kegiatan pencatatan beberapa jumlah pegawai (Guru dan Staf), pembinaan, pengangkatan, pemberian hak dan kewajiban guru sampai dengan pemberian hak kerja.

Segenap proses penetapan pegawai meliputi proses atau cara memperoleh pegawai, penempatan, penugasan, pemiliharaan, evaluasi, dan pemutusan hubungan kerja.

Adapun proses yang termasuk didalamnya adalah proses perekaman data umum kepegawaian:

1. Biodata Pegawai

Biodata pegawai berisikan data-data pegawai yang dalamnya berisi nama, alamat, tanggal lahir, agama, kewarganegaraan sampai pendidikan terakhir.

2. Sejarah

Kepangkatan atau jabatan sejarah kepangkatan atau jabatan berisikan data tentang guru atau pegawai dan apakah seorang guru tersebut pernah mendapatkan kenaikan pangkat atau jabatan seandainya ada jabatan apakah itu.

3. Sejarah Pendidikan Formal

Data guru tentang pendidikan terakhir yang pernah dilakukan atau diikuti.

4. Sejarah Kepangkatan penjenjangan

Data yang mengenai apakah guru tersebut pernah mendapatkan refrensi untuk melanjutkan pendidikan penjenjangan dari sekolah, pemerintah provinsi, atau kabupaten dan gelar apa yang ingin diraih oleh guru tersebut.

5. Pengunaan fasilitas

6. Daftar keluarga

7. Sejarah hukuman dan penghargaan yang diperoleh.

Sistem berasal dari bahasa yunani sistema dengan pengertian suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian (whole compounded of several parts...shrode dan voich,1974:115 dalam Amirin:1989:1). Hubungan yang berlangsung dalam satuan-satuan atau komponen secara teratur (an organized,functionship among units or components. Award.1974:4 dalam Amirin :1989:1)

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa ”sistem” mengandung arti himpunan dari bagian-bagian atau komponen yang saling berinteraksi secara teratur dan bersifat keseluruhan.

Istilah sistem selain mempunyai defenisi atau rumusan tertentu, juga mempunyai dua konotasi yaitu;

1. Sebagai metoda, model prosedur untuk mencapai satu tujuan.

2. Sebagai suatu ketentuan / keutuhan (antity)...Sedarmayanti : 2009.

Disamping itu, Menurut Drs. Piet A. Sahertian (1985 : 27) aspek-aspek pengelolaan administrasi kepegawaian adalah sebagai berikut : kegiatan pencatatan, pendaftaran, penentuan kebijaksanaan dan prencanaan kepegawaian, pengembangan kepegawain, pemeliharaan kepegawaian, penilaian kepegawaian, pemutusan hubungan kerja, dan pengendalian pegawai.

Administrasi kepegawaian mempunyai 2 fungsi, yaitu :

1. Fungsi Teknis Administrasi

Administrasi kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu fungsi manajerial, dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental) meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sedangkan fungsi operatif (teknis), berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan fisik, meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.

2. Fungsi Umum Administrasi

a. Perencanaan Pegawai

b. Pengorganisasian Kepegawaian

c. Pengarahan Pegawai

d. Pengendalian Pegawai

Tentu saja administrasi kepegawaian umumnya, khususnya administrasi kepegawaian sekolah perlu dikelolah dengan suatu sistem, karena kebijaksanaan dasar sistem administrasi kepegawaian di Negara kita mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian. Dalam undang-undang tersebut dinyatakan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern, demokratis, adil dan bermoral tinggi, diperlakukan pegawai negeri yang merupakan unsur aparatur Negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945.

Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan pegawai merupakan bagian penting dari dan sebagai kontributor pada perencanaan strategis karena membantu organisasi dalam menentukan sumber-sumber yang diperlukan dan membantu menentukan apa yang benar-benar dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia.

Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai, menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan dimasa depan secara efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu tentang kegiatan kepegawaian dan unit organisasi lainnya. Melalui perencanaan dapat diketahui kekurangan dibanding kebutuhan, sehingga dapat dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi dan transfer secara proaktif, dan tidak mengganggu kegiatan organisasi.

Tidak terkecuali pengelolaan administrasi kepegawaian dibidang pendidikan, karena menurut Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, dalam “Kurikulum Usaha Perbaikan dalam Bidang Pendidikan dan Administrasi Pendidikan”. Administrasi pendidikan adalah suatu proses keseluruhan kegiatan bersama dalam bidang pendidikan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, pengawasan, pembiayaan dan pelaporan dengan menggunakan atau memanfaatkan fasilitas yang tersedia, baik personel, material, maupun spiritual untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.

Sehingga dapat dikatakan, bahwa administrasi pendidikan itu merupakan proses keseluruhan kegiatan bersama yang harus dilakukan oleh semua pihak, yang ada kaitannya dengan tugas-tugas pendidikan, dan disamping itu pula, administrasi pendidikan itu mencakup kegiatan yang luas, seperti ; kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, terutama dalam bidang pendidikan yang diselenggarakan disekolah-sekolah.

Agar tercapai tujuan yang efisien dan efektif, administrasi kepegawaian sekolah itu perlu dikelolah dengan baik, sehingga setiap pengelolah tahu akan fungsi dan tugas masing-masing, karena pengelolaan menurut Wardoyo (1980 : 41) Pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan yang berintikan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Penelitian ini dilakukan di Sekolah Menengah Atas Negeri 3 Tanjung Raja Kabupaten Ogan Ilir, dan dijumpai berbagai masalah, seperti ; kurangnya pengelolaan administrasi, kurangnya pemahaman tentang administrasi kepegawaian, kurangnya penataan berkas, dna kurangnya pengawasan.

Sehubungan dengan latar belakang tersebut, peneliti tertarik untuk dijadikan skripsi yang berjudul “Sistem Pengelolaan Kepegawaian di Sekolah Menengah Atas 3 Tanjung Raja Kabupaten Ogan Ilir”.

1.2.Identifikasi dan Rumusan Masalah.

1.2.1. Identifikasi Masalah

Dari latar belakang diatas, maka penulis dapat mengidentifikasikan permasalahan sebagai berikut :

1. Kurangnya sistem pengelolaan administrasi kepegawaian;

2. Kurangnya pemahaman akan tugas;

3. Kurangnya penataan berkas;

4. Kurangnya pengawasan oleh atasan dalam melaksanakan tugas.

1.2.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah tersebut diatas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut ; Bagaimana sistem pengelolaan administrasi kepegawaian di SMA Negeri 3 Tanjung Raja Kabupaten Ogan Ilir.

1.3. Tujuan Penelitian

Berdasarkan identifikasi dna rumusan masalah yang ada dalam penelitian ini, maka tujuan utama yang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem pengelolaan administrasi kepegawaian dilaksanakan di Sekolah Menengah Atas Negeri 3 Tanjung Raja Kabupaten Ogan Ilir.

1.4.Manfaat Penelitian

Hasil dari penelitian ini diharapkan akan memberikan manfaat antara lain:

1. Hasil dari penelitian ini diharapkan menjadi salah satu masukan bagi sekolah, bagaimana pengelolaan sistem administrasi kepegawaian;

2. Hasil penelitian ini diharapkan menjadi salah satu masukan atau referensi bagi penelitian selanjutnya yang berkaitan dengan masalah pengelolaan sistem administrasi kepegawaian sekolah, pada Sekolah Menengah Atas Negeri 3 Tanjung Raja Kabupaten Ogan Ilir;

3. Membantu dan mengantisipasi terhadap permasalahan yang ada, khususnya dalam sistem administrasi kepegawaian pegawai Sekolah Menengah Atas Negeri 3 Tanjung Raja Kabupaten Ogan Ilir;

4. Hasil penelitian ini guna memenuhi satu syarat dalam mencapai gelar sarjana (S1) pada Jurusan Ilmu Administrasi Negara Sekolah Tinggi Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (STISIPOL) Candradimuka Palembang.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1.Pengertian Sistem

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa ”sistem” mengandung arti himpunan dari bagian-bagian atau komponen yang saling berinteraksi secara teratur dan bersifat keseluruhan.

Istilah sistem selain mempunyai defenisi atau rumusan tertentu, juga mempunyai dua konotasi yaitu;

1. Sebagai metoda, model prosedur untuk mencapai satu tujuan.

2. Sebagai suatu ketentuan / keutuhan (antity)...Sedarmayanti : 2009.

Berbagai pemakaian istilah sistem yang mengilustrasikan konotasi metodologinya seperti ungkapan-ungkapan berikut :

1). Kita membutuhkan suatu sistem pengawasan yang efektif.

2). Saya mempunyai suatu sistem untuk menciptakan situasi belajar mengajar yang efektif.

Tiap penggunaan istilah sistem yang berbeda itu mengandung konotasi yang berbeda pula sehingga, nampak sesuatu dengan jelas bahwa ungkapan-ungkapan itu lebih prosedur orientid atau lebih perspektif dari deskriptif.

Sistem sebagai suatu metode yang mempunyai makna metodologis yang seringkali dijumpai. Misalnya yang kita butuhkan dalam memperbaiki kondisi ekonomi nasional adalah sistem pemerintahan yang hingga saat ini masih dinyatakan menyimpan misteri.

Sistem biasanya diartikan sebagai suatu himpunan dari pada bagian-bagian yang berinteraksi membentuk suatu keseluruhan yang kompleks namun merupakan suatu kesatuan.

Berbicara tentang sistematisasi sistem atau sistem pada dasarnya membicarakan pendekatan sistem atau sistem aproach maksud penerapan teori umum sistem pendekatan sistem membantu kita mencapai suatu efek sigernitis, dimana tindakan berbagai bagian yang berbeda dari pada sistem itu yang dipersatukan untuk menghasilkan efek yang lebih besar dibanding dengan jumlah dari bagian yang beraneka ragam itu. (Winardi 1981 & 1980). Pendekatan sistem perlu kita pergunakan untuk menemukan sifat penting.

Dapat pula dipahami bahwa sistem juga bisa disebut sebagai suatu wujud (entistas), suatu sistem seringkali dianggap sebagai suatu himpunan bagian yang saling berhubungan sehingga merupakan satu kesatuan. Contoh wujud adalah lembaga pemerintah yang berkewajiban memberi pelayanan yang berkualitas (pelayanan prima) kepada pelanggannya.

Kualitas pelayanan aparatur pemerintah kepada masyarakat tidak mungkin terlaksana dengan baik apabila tidak dilakukan secara bersama-sama. Artinya aparatur pemerintah secara keseluruhan menjadikan keputusan pelanggan sampai tujuan utama. Dengan demikian orang/lembaga yang dilayani merasa diuntungkan. Atau dengan kata lain bahwa yang dilayani tersebut merasakan suatu nilai tambah dengan wujud pelayanan yang diberikan.

Uraian di atas menunjukkan bahwa sistem itu dapat dipergunakan untuk menunjuk (prosedur) karena itu, ia bersifat preskriptif dan bukan deskriptif. Selain itu sistem dalam arti wujud juga dapat digunakan untuk mendeskripsikan suatu kejadian. Misalnya untuk menjelaskan berbagai peristiwa nasional.

Suatu sistem adalah suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks dan terorganisir, suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau utuh ( dikemukakan Johnson, Kast, dan Rosenzweig seperti dikutip oleh Amirin, 1989)..(Sedarmayanti 2009)

2.2.Pengertian Sistem Pengelolaan

Sistem menurut Cole (Badriwan, 1991 : 3) adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari satuan organisasi.

Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujan tertentu. Definisi pengelolaan oleh para ahli terdapat perbedaan –perbedaa hal ini disebabkan karena para ahli meninjau pengertian dari sudut yang berbeda- beda. Ada yang meninjau pengelolaan dari segi fungsi, benda, kelembagaan dan yang meninjau pengelolaan sebagai suatu kesatuan. Namun jika dipelajari pada prinsipnya definisi- definisi tersebut mengandung pengertian dan tujuan yang sama. Berikut ini adalah pendapat dari beberapa ahli yakni menurut Wardoyo (1980:41) memberikan definisi sebagai berikut pengelolaan adalah suatu rangkai kegiatan yang berintikan perencanaan ,pengorganisasian pengerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Menurut Harsoyo (1977:121) pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal dari kata “kelola” mengandung arti serangkaian usaha yang bertujuan untuk mengali dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya.
Dari uraian diatas dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan yang berintikan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang bertujuan menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan.

2.3.Pengertian Pemahaman

Pemahaman adalah proses, perbuatan, cara memahami atau memahamkan” (KBBI, 1993 : 636). Dalam hal ini pemahaman dapat diartikan sebagai proses pembelajaran yang diikuti hasil belajar sesuai dengan tujuan tujuan pembelajaran. Suharsimi (2009 : 118) menyatakan bahwa pemahaman (comprehension) adalah bagaimana seorang mempertahankan, membedakan, menduga (estimates), menerangkan, memperluas, menyimpulkan, menggeneralisasikan, memberikan contoh, menuliskan kembali, dan memperkirakan.

Pengertian pemahaman individu adalah suatu cara untuk memahami, menilai, atau menaksir karakteristik, potensi, dan atau masalah-masalah (gangguan) yang ada pada individu atau sekelompok individu.

Cara-cara yang digunakan untuk memahami individu tersebut mencakup :

- Observasi;

- Interview;

- Skala psikologis;

- Daftar cek;

- Inventory;

- Tes proyeksi;

Pemahaman atau penilaian itu dimaksudkan untuk kepentingan pemberian bantuan bagi pengembangan potensi yang ada padanya (developmental) dan atau penyelesaian masalah-masalah yang dihadapinya (klinis). Dalam melakukan asesmen itu, lazim digunakan berbagai instrumen yang bisa dikelompokkan menjadi dua, yaitu dengan cara tes dan non-tes.

Adapun tujuan pemahaman individu dalam Bimbingan dan Konseling yaitu agar konselor semakin mampu menerima keadaan konseli (individu/siswa) seperti apa adanya, konselor semakin mampu memperlakukan konseli sebagaimana mestinya, konselor terhindar dari gangguan komunikasi sehingga proses konseling dapat berjalan sebagaimana mestinya.

Ada beberapa manfaat pengetahuan dan keterampilan melakukan asesmen, yaitu (a) untuk pengklasifikasian dan penempatan seseorang dalam pendidikan dan pekerjaan, (b) untuk menyaring pelamar pekerjaan, pendidikan, dan atau program pelatihan, (c) untuk pemberian bantuan dan pengarahan bagi individu dalam pemilihan penddiikan, pekerjaan, konseling perorangan, (d) untuk memilih karyawan mana yang perlu dihentikan, dipertahankan, atau dipromosikan melalui program pendidikan atau pelatihan atau tugas khusus, (e) untuk meramalkan dan menentukan perlakuan (tritmen) psikis, fisik, klinis, dan rumah sakit , (f) untuk mengevaluasi perubahan kognitif, intrapersonal, dan interpersonal sebagai hasil dari pendidikan, terapi psikologis dan berbagai program intervensi tingkah laku. (g) untuk mendukung penelitian tentang perubahan tingkah laku dan meng-evaluasi efektifitas suatu program atau teknik yang baru.

Berdasarkan hal di atas, dapat disimpulkan bahwa pemahaman individu dalam layanan bimbingan dan konseling bertujuan agar :

1. Kita semakin mampu menerima keadaan individu, seperti apa adanya dan sekaligus keberadaan siswa baik dari segi kelebihan maupun kekurangannya.

2. Kita semakin mampu memperlakukan individu sebagaimana mestinya dalam arti lain mampu memberikan bantuan seperti yang dikehendaki oleh siswa.

3. Kita terhindar dari gangguan komunikasi, sehingga mampu menciptakan relasi yang semakin baik.

Pengetahuan menurut Soekidjo Notoadmodjo ialah merupakan hasil “tahu” dan ini terjadi setelah orang melakukan penginderaan terhadap suatu obyek tertentu. Penginderaan terjadi melalui panca indera manusia yaitu : indera penglihatan, pendengaran, penciuman, rasa dan raba. Sebagian besar pengetahuan manusia diperoleh melalui mata dan telinga. Pengetahuan adalah segala sesuatu yang diketahui, segala sesuatu yang diketahui berkenaan dengan hal (mata pelajaran) (Tim penyusun Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2002).

Benjamin Bloom (1956), seorang ahli pendidikan, membuat klasifikasi (taxonomy) pertanyaan-pertanyaan yang dapat dipakai untuk merangsang proses berfikir pada manusia. Menurut Bloom kecakapan berfikir pada manusia dapat dibagi dalam 6 kategori yaitu :

1. Pengetahuan (knowledge)

Mencakup ketrampilan mengingat kembali faktor-faktor yang pernah dipelajari.

2. Pemahaman (comprehension)

Meliputi pemahaman terhadap informasi yang ada.

3. Penerapan (application)

Mencakup keterampilan menerapkan informasi atau pengetahuan yang telah dipelajari ke dalam situasi yang baru.

4. Analisis (analysis)

Meliputi pemilahan informasi menjadi bagian-bagian atau meneliti dan mencoba memahami struktur informasi.

5. Sintesis (synthesis)

Mencakup menerapkan pengetahuan dan ketrampilan yang sudah ada untuk menggabungkan elemen-elemen menjadi suatu pola yang tidak ada sebelumnya.

6. Evaluasi (evaluation)

Menurut Soekidjo (2003) pengukuran pengetahuan dapat dilakukan dengan wawancara atau angket yang menanyakan tentang isi materi yang ingin diukur dari subyek penelitian atau responden.

Menurut Soekidjo (2005) cara untuk memperoleh pengetahuan ada 2 yaitu:

1. Cara Tradisional atau Non Ilmiah

a. Cara coba salah (Trial and error)

Cara ini telah dipakai orang sebelum adanya kebudayaan bahkan mungkin sebelum adanya peradaban. Pada waktu itu seseorang apabila menghadapi persoalan atau masalah, upaya pemecahannya dilakukan dengan coba-coba saja. Bahkan sampai sekarang pun metode ini masih sering dipergunakan, terutama oleh mereka yang belum atau tidak mengetahui suatu cara tertentu dalam memecahkan masalah yang dihadapi.

b. Cara kekuasaan atau otoritas

Para pemegang otoritas, baik pemimpin pemerintahan, tokoh agama maupun ahli ilmu pengetahuan pada prinsipnya mempunyai mekanisme yang sama di dalam penemuan pengetahuan. Prinsip ini adalah orang lain menerima pendapat yang dikemukakan oleh orang mempunyai otoritas, tanpa terlebih dahulu menguji atau membuktikan kebenarannya baik berdasarkan fakta empiris ataupun berdasarkan penalaran sendiri. Hal ini disebabkan karena orang yang menerima pendapat tersebut menganggap bahwa apa yang ditemukannya adalah sudah benar.

c. Berdasarkan pengalaman pribadi

Hal ini dilakukan dengan cara mengulang kembali pengalaman yang diperoleh dalam memecahkan permasalahan yang dihadapi pada masa yang lalu.

d. Melalui jalan pikiran

Sejalan dengan perkembangan kebudayaan umat manusia, cara pikir manusia pun ikut berkembang. Dari sini manusia telah mempu menggunakan penalarannya dalam memperoleh pengetahuannya. Dengan kata lain, dalam memperoleh kebenaran pengetahuan manusia telah menggunakan jalan pikirannya.

2. Cara Modern atau Cara Ilmiah

Cara baru atau modern dalam memperoleh pengetahuan pada dewasa ini lebih sistematis, logis dan ilmiah. Cara ini disebut metode penelitian ilmiah.

Menurut Notoatmodjo (2007), pengetahuan adalah merupakan hasil dari tahu dan ini setelah orang melakukan penginderaan terhadap obyek tertentu. Penginderaan terjadi melalui panca indera manusia, yakni indera penglihatan, pendengaran, penciuman, rasa dan raba. Sebagaian besar pengetahuan manusia diperoleh melalui mata dan telinga.

2.4.Pengertian Penataan Berkas

Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap perkembangan di masa yang akan datang. Yang dimaksud dengan sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis (Sedarmayanti, 2003 : 68).

Menurut Sedarmayanti tujuan penataan arsip adalah :

- Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

- Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna.

2.4.1. Sistem penataan arsip

Penataan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan panataan arsip dinamis, yang penempatannya secara aktual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut populer dengan sebutan “filingSystem” (Jonner Hasugian, 2003:7-online).

Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari (Sedarmayanti, 2003 : 70) :

1. Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penataan berkas yang umumnya digunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

2. Sistem Masalah

Sistem masalah adalah sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan administrasi yang mengikuti sistem ini.

Masalah-masalah harus dikelempokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut “daftar indeks”. Daftar indeks yaitu daftar yang kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.

3. Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian mesing-masing setiap masalah diberi nomor tertentu.

4. Sistem Tanggal

Sistem tanggal adalah sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula, tanpa harus memperhatikan masalah berkas tersebut.

5. Sistem Wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan tempat atau lokasi. Untuk melaksanakan sistem wilayah ini, dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah sebagai pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah.

2.5.Pengertian Pengawasan

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . The process of ensuring that actual activities conform the planned activities.

Menurut Winardi “Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan”. Sedangkan menurut Basu Swasta “Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan”. Sedangkan menurut Komaruddin “Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal untuk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti”.

Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan atau pemerintahan. Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.

Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. melalui pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauhmana pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauhmana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut.

Konsep pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen, di mana pengawasan dianggap sebagai bentuk pemeriksaan atau pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak di bawahnya.” Dalam ilmu manajemen, pengawasan ditempatkan sebagai tahapan terakhir dari fungsi manajemen. Dari segi manajerial, pengawasan mengandung makna pula sebagai:

“pengamatan atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit organisasi yang diperiksa untuk menjamin agar seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan.”

atau

“suatu usaha agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, dan dengan adanya pengawasan dapat memperkecil timbulnya hambatan, sedangkan hambatan yang telah terjadi dapat segera diketahui yang kemudian dapat dilakukan tindakan perbaikannya.”

Sementara itu, dari segi hukum administrasi negara, pengawasan dimaknai sebagai

“proses kegiatan yang membandingkan apa yang dijalankan, dilaksanakan, atau diselenggarakan itu dengan apa yang dikehendaki, direncanakan, atau diperintahkan.”

Hasil pengawasan ini harus dapat menunjukkan sampai di mana terdapat kecocokan dan ketidakcocokan dan menemukan penyebab ketidakcocokan yang muncul. Dalam konteks membangun manajemen pemerintahan publik yang bercirikan good governance (tata kelola pemerintahan yang baik), pengawasan merupakan aspek penting untuk menjaga fungsi pemerintahan berjalan sebagaimana mestinya. Dalam konteks ini, pengawasan menjadi sama pentingnya dengan penerapan good governance itu sendiri.

Dalam kaitannya dengan akuntabilitas publik, pengawasan merupakan salah satu cara untuk membangun dan menjaga legitimasi warga masyarakat terhadap kinerja pemerintahan dengan menciptakan suatu sistem pengawasan yang efektif, baik pengawasan intern (internal control) maupun pengawasan ekstern (external control). Di samping mendorong adanya pengawasan masyarakat (social control).

Sasaran pengawasan adalah temuan yang menyatakan terjadinya penyimpangan atas rencana atau target. Sementara itu, tindakan yang dapat dilakukan adalah:

a. mengarahkan atau merekomendasikan perbaikan;

b. menyarankan agar ditekan adanya pemborosan;

c. mengoptimalkan pekerjaan untuk mencapai sasaran rencana.

Pada dasarnya ada beberapa jenis pengawasan yang dapat dilakukan, yaitu:

1. Pengawasan Intern dan Ekstern

Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat (built in control) atau pengawasan yang dilakukan secara rutin oleh inspektorat jenderal pada setiap kementerian dan inspektorat wilayah untuk setiap daerah yang ada di Indonesia, dengan menempatkannya di bawah pengawasan Kementerian Dalam Negeri.

Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi. Dalam hal ini di Indonesia adalah Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang merupakan lembaga tinggi negara yang terlepas dari pengaruh kekuasaan manapun. Dalam menjalankan tugasnya, BPK tidak mengabaikan hasil laporan pemeriksaan aparat pengawasan intern pemerintah, sehingga sudah sepantasnya di antara keduanya perlu terwujud harmonisasi dalam proses pengawasan keuangan negara. Proses harmonisasi demikian tidak mengurangi independensi BPK untuk tidak memihak dan menilai secara obyektif aktivitas pemerintah.

2. Pengawasan Preventif dan Represif

Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan negara lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi lebih awal.

Di sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.” Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan.

3. Pengawasan Aktif dan Pasif

Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk “pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan.” Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (pasif) yang melakukan pengawasan melalui “penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.” Di sisi lain, pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan, tidak kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya.” Sementara, hak berdasarkan pemeriksaan kebenaran materil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi, yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin.”

4. Pengawasan kebenaran formil menurut hak (rechtimatigheid) dan pemeriksaan kebenaran materiil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid). Dalam kaitannya dengan penyelenggaraan negara, pengawasan ditujukan untuk menghindari terjadinya “korupsi, penyelewengan, dan pemborosan anggaran negara yang tertuju pada aparatur atau pegawai negeri.” Dengan dijalankannya pengawasan tersebut diharapkan pengelolaan dan pertanggung jawaban anggaran dan kebijakan negara dapat berjalan sebagaimana direncanakan.

2.6. Administrasi Kepegawaian

Buku pedoman administrasi kepegawaian yang diterbitkan oleh Departemen Agama RI menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan.

Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah yang menyeluruh dan berkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu, pindah tempat, sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai / guru. Penggunaan frmat sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru berkelangsungan, berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Administrasi pegawai adalah kegiatan mencakup penetapan norma, standar, prosedur, pengangkatan, pembinaan, penatalaksanaan, kesejahteraan dan pemberhentian tenaga kependidikan sekolah agar dapat melaksanakan tugas dan fungsinya dalam mencapai tujuan sekolah.

Komponen pekerjaan yang menjadi fokus administrasi kepegawaian adalah :

a. Penyusunan formasi

b. Pengadaan pegawai

c. Kenaikan pangkat

d. Pembinaan dan pengembangan karier pegawai

e. Ketatalaksanaan tenaga kependidikan

Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu, pindah tempat, sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai / guru. Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru berkelangsungan, berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

2.7. Kerangka Berfikir

Bagaimana sistem pengelolaan administrasi kepegawaian di SMA Negeri 3 Tanjung Raja Kabupaten Ogan Komering Ilir, dengan indikator :

1. Sistem Pelaksanaan Administrasi;

2. Pemahaman;

3. Penataan;

4. Pengawasan.

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Tempat dan Waktu Penelitian.

3.1.1.Tempat Penelitian

Penelitian dilakukan pada Sekolah Menengah Atas Negeri 3 Desa Ulak Kerbau Baru Kecamatan Tanjung Raja Kabupaten Ogan Ilir.

3.1.2. Waktu Penelitian

Penelitian ini direncanakan selama tiga bulan yakni bulan Desember 2012 sampai dengan Maret 2013.

3.2.Sumber dan Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :

1. Observasi

Menurut Nana Syaodih Sukmadinata (2010:220) “Observasi adalah suatu teknik atau cara mengumpulkan data dengan jalan mengadakan pengamatan terhadap kegiatan yang sedang berlangsung”.

Didalam penelitian ini penulis mengadakan observasi atau pengamatan secara langsung terhadap apa yang akan diteliti.

2. Kuesioner ( Angket )

Menurut Nana Syaodih Sukmadinata (2010:219) Kuesioner atau angket merupakan suatu teknik atau cara pengumpulan data secara tidak langsung (peneliti tidak langsung bertanya jawab dengan respoden) . Instrument atau alat pengumpulan datanya juga disebut angket berisi pertanyaan atau pernyataan yang harusa dijawab atu direspon oleh responden.

Didalam penelitian ini penulis memberikan pertanyaan untuk memperoleh keterangan yang diperlukan dari responden dengan menyebarkan angket alternative jawabannya sudah penulis sediakan.

3. Dokumentasi

Dokumntasi, yaitu penampilan data yang dilakukan dengan mengkaji dokumen-dokumen, baik berupa buku referensi maupun peraturan atau pasal yang berhubungan dengan penelitian ini guna melengkapi data-data yang berhubungan dengan penelitian ini, dimana dokumen-dokumen yang dianggap menunjang dan relevan dengan permasalahan yang akan diteliti, baik berupa buku-buku, dokumen peraturan pemerintahan dan undang-undang yang telah bersedia pada lembaga yang terkait dipelajari, dikaji dan disusun/dikatorgerikan sedemikian rupa, sehingga dapat diperoleh data guna memberikan informasi berkenaan dengan penelitian yang akan dilakukan.

3.3. Informan

Penelitian ini menggunakan teknik wawancara sebagai salah satu alat pengumpulan data. Dalam hal ini informan yang akan diwawancarai adalah :

1. Kepala Sekolah;

2. Wakil Kepala Sekolah;

3. Kabag. TU;

4. Kabag. Humas;

5. Kasubbag. Sarana;

6. Kasubbag. Kesiswaan;

7. Kasubbag. Kurikulum;

8. Guru Senior; dan

9. Wali Kelas.

3.4. Rancangan Penelitian

Dalam penelitian ini penulis menggunakan desain deskritif. penggunaan desain ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara akurat tentang sifat-sifat dari beberapa fenomena kelompok atau individu. Metode yang penulis gunakan sebagaimana yang dilakukan dalam suatu kegiatan ilmiah yang terlepas dari perhitungan utntuk menetukan langkah-langkah didalam mengakurasikan data yang diperoleh. Maka dalam penelitian ini penulis menggunakan metode wawancara, sehingga hasil yang diperoleh dapat disimpulkan.

3.5. Variabel dan Definisi Operasional

Menurut Suharsimi Arikunto (2006:18) Variabel penelitian adalah obyek penelitian atau apa yang menjadi titik perhatian suatu penelitian.

Di dalam penelitian ini terdapat satu variabel, karena penelitian ini penelitian kaulitatif, menurut Shadily, 1994, 82 dalam buku Public Administration, dengan indikator sebagai berikut :

1. Sistem Pelaksanaan Administrasi;

2. Pemahaman;

3. Penataan;

4. Pengawasan.

3.6. Teknik Analisis

Data yang telah dikumpulkan dianalisis secara deksriftif kualitatif, maksudnya menguraikan atau menjelaskan data yang diperoleh dari observasi, wawancara, dan dokumentasi secara tegas dan jelas. Kemudian ditarik kesimpulan dengan cara deduktif, yakni menarik kesimpulan dari uraian-uraian pernyataan-pernyataan yang bersifat umum ke khusus, sehingga penyajian hasil penelitian ini dapat dipahami dengan mudah.

3.7. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan dalam skirpsi terdapat 6 (enam) Bab, masing-masing Bab terdiri dari sub Bagian, yang pada pokoknnya mempunyai hubungan yang erat antara satu dengan lainnya.

Dalam penelitian ini penulisan sistematika laporan direncanakan:

Bab I : Pendahuluan

Berisikan penjelasan tentang Latar Belakang Permasalahan, Identifikasi dan Perumusan Masalah Penelitian, Tujuan Penelitian, dan Kegunaan/Manfaat Penelitian

Bab II : Tinjauan Pustaka

Berisikan penjelasan tentang landasan teori, konsep, preposisi atau pendekatan teori yang berhubungan dengan penelitian, juga dibahas tentang penelitian-penelitian sebelumnya yang berhubungan dengan penelitian ini.

Bab III : Metode Penelitian

Berisikan penjelasan terinci memuat hal-hal yang secara keseluruhan dari penelitian yang dilakukan, meliputi Tempat dan Waktu Penelitian, Sumber dan Teknik Pengumpulan data, Infoman, Variabel dan Definisi Operasional, Teknik Analisis dan Sistematika Penulisan dan Jadwal Waktu Penelitian

Bab IV : Deskripsi Wilayah / Lokasi Penelitian

Berisikan penjelasan tentang gambaran umum lokasi penelitian yang terdiri dari struktur organisasi, uraian tugas dan sebagainya.

Bab V : Hasil Penelitian Dan Pembahasan Hasil Penelitian

Berisikan penjelasan mengenai semua hasil penelitian yang relevan dengamn masalah dan tujuan penelitian, analisis mengenai hasil penelitian dan pembahasan / penjelasan pemecahan masalah.

Bab VI : Kesimpulan Dan Saran

Berisikan penjelasan mengenai ringkasan atau kesimpulan yang merupakan generalisasi dari pembahasan dan saran yang diusulkan berdasarkan hasil yang diperoleh dari penelitian

3.8. Jadwal Penelitian

Jadwal penelitian disusun sebagai berikut :

Table 3.8

Jadwal Kegiatan Penelitian

No.	Jadwal Kegiatan	Jadwal Pelaksanaan
No.	Jadwal Kegiatan	Des 2012	Jan	Feb	Mei 2013
1	Rencana Judul Skripsi	X
2	Pengajuan Judul Skripsi	X
3	Pembuatan Proposal		X
4	Konsultasi Bab I		X
5	Konsultasi Bab II		X
6	Konsultasi Bab III		X
7	Seminar Proposal Skripsi		X
8	Konsultasi Bab IV			X
9	Konsultasi Bab V			X
10	Konsultas Bab VI			X
11	Konsultasi Skripsi				X
12	Persetujuan Skripsi				X

BAB IV

GAMBARAN UMUM SMA NEGERI 3 TANJUNG RAJA

KABUPATEN OGAN ILIR

1.1. Sejarah Singkat SMA Negeri 3 Tanjung Raja

SMA Negeri 3 Tanjung Raja berdiri sejak tahun 2007 berdasarkan SK Bupati Kabupaten Ogan Ilir, SMA Negeri 3 Tanjung Raja Menempati gedung eks. SD Negeri 1 Ulak Kerbau Baru yang beralamat di Jalan Raya Desa Ulak Kerbau Baru Kecamatan Tanjung Raja Kabupaten Ogan Ilir Provinsi Sumatera Selatan.

Berdirinya SMA Negeri 3 Tanjung Raja tak lain merupakan bukti upaya dalam memajukan pendidikan di kabupaten Ogan Ilir. Kepala SMA Negeri 3 Tanjung Raja Hj. NADRA, S.Pd. M.Si. yang merupakan kepala sekolah pertama sejak berdiri tahun 2007 sampai dengan saat ini. SMA Negeri 3 Tanjung Raja memiliki 7 Ruang Belajar, 1 ruang Kepala Sekolah, Guru, dan Tata Usaha.

Sejak Berdiri tahun 2007 SMA Negeri 3 Tanjung Raja telah mengalami 2 kali perehaban gedung yaitu rehab sebagian ruang belajar pada tahun 2009 kemudian kembali dilakukan perehaban sebagian pada akhir tahun 2012 sehingga kondisi SMA Negeri 3 Tanjung Raja saat ini sudah sangat baik meski pun masih mengalami kekurangan ruang kelas untuk siswa belajar sehingga masih dilaksankannya sekolah kombinasi antara pagi dan sore hari.

SMA Negeri 3 Tanjung Raja pada saat ini memiliki 363 orang siswa dan 35 orang tenaga pendidik serta 4 orang tenaga kependidikan. Dengan kondisi saat ini SMA Negeri 3 Tanjung Raja sudah sangat baik berdasar Akreditasi C dengan bobot 68 hanya terkendala pada fasilitas gedung sehingga dirasakan masih kurangnya fasilitas penunjang pembelajaran bagi siswa.

Diharapkan kedepannya pemerintah akan lebih memperhatikan lagi fasilitas sarana dan prasarana Sekolah di Kabupaten Ogan Ilir secara umunya dan SMA Negeri 3 Tanjung Raja sehingga dapat mencetak generasi penerus perjuangan bangsa secara optimal dengan hasil yang cerdas, tepat guna dan menguasai IPTEK.

4.2. Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI SMA NEGERI 3 TANJUNG RAJA

WAKA KESISWAAN

FADILAH, S.Pd.

ALI

XII.IPA 1

WALI

XII.IPA 2

WALI

XII.IPS

GURU BK

YANA, S.Psi

WALI X.1

WALI X.2

WALI X.3

WALI XI.IPA 1

WALI

XI.IPA 2

WALI

XI.IPS 1

WALI

XI.IPS 2

WALI

XII.IPA 1

WALI

XII.IPA 2

WALI

XII.IPS

GURU BK

ASRI WIJAYANTI, S.Psi

GURU BK

YANA, S.Psi

SISWA/SISWI

KEPALA SEKOLAH

Hj. NADRA, S.Pd. M.Si.

KETUA KOMITE

MUSNAINI

TATA USAHA

WAKA SARANA

YUNI HARSI, S.Pd.

WAKA KURIKULUM

IDA FITRIANI, S.Pd.

WAKA KESISWAAN

FADILAH, S.Pd.

WAKA HUMAS

MEILINDA, S.Pd.

WAKA HUMAS

MEILINDA, S.Pd.

4.3. Tugas Pokok

4.3.1. Tugas Kepala Sekolah

1. Kepala Sekolah Sebagai Pendidik (Edukator).

Mengajar di kelas, membimbing guru, membimbing karyawan, membimbing siswa, mengembangkan staf, mengikuti perkembangan IPTEK, dan memberi contoh Bimbingan Konsling / Karier yang baik.

2. Kepala Sekolah Sebagai Manajer.

Menyusun progran sekolah, menyusun organisasi kepegawaian di Sekolah, menggerakkan staf (guru dan karyawan), dan mengoptimalkan sumber daya sekolah.

3. Kepala Sekolah Sebagai Administrator.

Mengelola administrasi KBM dan BK, mengelola administrasi kesiswaan, mengelola administrasi ketenagaan, mengola administrasi keuangan, mengelola administrasi sarana prasarana, dan mengelola administrasi persuratan.

4. Kepala Sekolah Sebagai Supervisor (Penyelia).

Mengatur lingkungan kerja, mengatur sarana kerja, dan menetapkan prinsip penghargaan dan hukuman (reward and punishment)

5. Kepala Sekolah Sebagai Leader (Pemimpin).

Memiliki kepribadian yang kuat; memahami kondisi guru, karyawan, dan siswa dengan baik; memiliki visi dan memahami misi sekolah, kemampuan mengambil keputusan, dan memiliki kemampuan berkomunikasi.

6. Kepala Sekolah Sebagai Inovator.

Mencari / menemukan gagasan baru untuk pembaharuan sekolah, dan kemampuan utuk melaksanakan pembaharuan di sekolah.

7. Kepala Sekolah sebagai Motivator.

Mengatur lingkungan kerja, mengatur sarana kerja, dan menetapkan prinsip penghargaan dan hukuman (reward and punishment)

4.3.2. Tugas Kepala Tata Usaha dan Tata Usaha

1. Kepala Tata Usaha/Bendahara

a. Menyusun program Tata Usaha;

b. Membantu mengelola keuangan sekolah;

c. Membagi tugas Tata usaha dan pembantu pelaksana;

d. Membina dan pengembangan karier pegawai Tata Usaha sekolah;

e. Memberi penilaian hasil kerja Karyawan sekolah;

f. Mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan sekolah;

g. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan sekolah secara berkala;

h. Membuat Usulan kebutuhan belanja rutin ( DUKDA );

i. Menyusun Penilaian Kinerja Bulanan;

j. Merekap daftar hadir Guru dan Pegawai;

k. Mengambil dan menyimpan dana rutin;

l. Membayar belanja dari dana rutin;

m. Membuat SPJ penggunaan dana rutin;

n. Mengambil dan membayarkan gaji dan kesra guru dan karyawan;

o. Membukukan semua keuangan rutin, gaji dan kesra;

p. Membuat LPJ keuangan.

4.3.3. Tugas Wakil Kepala Sekolah

1. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum

a. Menyusun Program Pengajaran;

b. Menyusunan pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran;

c. Menyusun jadwal pelaksanaan ujian Mid semester & ujian semester;

d. Menerapkan kriteria persyaratan naik/tidak naik kelas & kriteria penjurusan;

e. Mengatur jadwal penerimaan buku laporan hasil belajar;

f. Mengkoordinasi & 2 mengarahkan penyusunan satuan pembelajaran;

g. Menyusun laporan pelaksanaan pembelajaran;

h. Membina kegiatan lomba bidang akademis; dan

i. Tugas-tugas lain yang ditetapkan dengan surat keputusan pejabat atasan.

2. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan

a. Menyusun program pembinaan kesiswaan / OSIS;

b. Melaksanakan bimbingan, pengarahan & pengendalian kegiatan siswa / OSIS dalam rangka menegakkan disiplin & tatatertib sekolah serta pemilihan pengurus OSIS;

c. Membina pengurus OSIS dalam berorganisasi;

d. Menyusun program & jadwal pembinaan siswa secara berkala & incidental;

e. Membina & melaksanakan koordinasi 9K;

f. Melaksanakan pemilihan calon siswa teladan dan calon siswa penerima beasiswa;

g. Mengadakan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan diluar sekolah;

h. Mengatur mutasi siswa;

i. Menyusun program ekstrakurikuler;

j. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan siswa secara berkala;

k. Tugas-tugas lain yang ditetapkan dengan surat keputusan pejabat atasan.

3. Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana

a. Menyusun Program Kerja sesuai Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu;

b. Mengikuti Rapat Tinjauan Manajemen;

c. Melaksanakan tindak lanjut hasil Rapat Tinjauan Manajemen;

d. Melaksanakan Program Kerja;

e. Mengkoordinir penyediaan sarana dan prasarana;

f. Memonitor dan Mengevaluasi Pelaksanaan perawatan dan perbaikan Sarana Prasarana serta pemeliharaan lingkungan;

g. Menindaklanjuti Hasil Monitoring dan Evaluasi perawatan dan perbaikan;

h. Melaporkan dan mengkoordinasikan tugas pokok dan fungsinya dalam Rapat Dinas Tim Manajemen;

i. Mewakili dan atau melaksanakan tugas Kepala Sekolah sesuai sarana dan prasarana;

j. Menganalisis pengadaan, pemanfaatan, perawatan fasilitas sekolah dan infrastruktur sekolah;

k. Menyusun program kerja tahunan perawatan dan perbaikan;

l. Mengkoordinir pelaksanaan perawatan dan perbaikan di setiap unit kerja;

m. Menyelenggarakan rapat koordinasi secara berkala dengan tim perawatan dan perbaikan;

n. Melaporkan pelaksanaan kegiatan kerja kepada kepala sekolah

4. Staff Tata Usaha 1

a. Mengetik adm sekolah;

b. Mengetik Adm Kurikulum (nilai dsb);

c. Membuat DP3 tahunan;

d. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar;

e. Membuat lembar disposisi pada surat masuk;

f. Menyimpan atau mengarsipkan surat masuk dan keluar pada file sesuai kelompok / klasifikasi surat;

g. Mengarsipkan dan merawat keutuhan dokumen sekolah;

h. Pelayanan surat-menyurat;

i. Menulis papan Statistik;

j. Pengetikan surat-surat;

k. Tugas lain yang ditetapkan dengan surat keputusan/tugas;

5. Staff Tata Usaha 2

a. Mengumpulkan data siswa;

b. Membuat daftar nama siswa;

c. Membuat nomor induk siswa;

d. Mencatat nilai rapor dan nilai ujian ke buku induk siswa;

e. Mencatat mutasi siswa masuk dan keluar;

f. Mencatat perkembangan belajar siswa dan lulusan yang diterima di PT, bekerja;

g. Membuat ststistik keadaan siswa;

h. Membuat laporan bulanan;

i. Mengumpulkan data siswa peserta ujian akhir;

j. Merekap kehadiran siswa;

k. Membuat usulan siswa masuk PTN melalaui jalur minat dan bakat;

l. Mencatat hasil belajar siswa ke buku induk;

m. Tugas lain yang ditetapkan dengan surat keputusan/tugas.

6. Staff Tata Usaha 3

a. Mengumpulkan data kepegawaian guru dan karyawan;

b. Melayani adm. Kesiswaan;

c. Surat keterangan siswa;

d. Surat izin siswa;

e. Surat rekomendasi dan Memasukkan data kepegawaian ke buku induk pegawai;

f. Membuat analisa kebutuhan guru dan karyawan;

g. Membuat DUK tahunan;

h. Membuat data statistik keberadaan guru dan karyawan;

i. Mengusulkan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala, serta tanda penghargaan pengabdian;

j. Membuat rekapitulasi kehadiran guru dan karyawan;

k. Pelayanan umum administrasi kepegawaian;

l. Membuat laporan kepegawaian sesuai permintaan dinas atau secara berkala;

m. Menyiapkan upacara bendera;

n. Tugas lain yang ditetapkan dengan surat keputusan/tugas.

BAB V

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

5.1. Hasil Penelitian

Pada bab ini penulis mencoba untuk menganalisa sistem pengelolaan administrasi kepegawaian di SMA Negeri 3 Tanjung Raja Kabupaten Ogan Ilir, data yang dikumpulkna oleh peneliti dari lapangan melalui kegiatan wawancara dan pengamatan langsung pada objek penelitian. Adapun yang menjadi objek penelitian ini adalah :

1. Kepala Sekolah;

2. Wakil Kepala Sekolah;

3. Kabag. TU;

4. Kabag. Humas;

5. Kasubbag. Sarana;

6. Kasubbag. Kesiswaan;

7. Kasubbag. Kurikulum;

8. Guru Senior; dan

9. Wali Kelas.

dengan pedoman wawancara, dengan pertanyaan :

1. Menurut Bapak/Ibu/Saudara, bagaimana pelaksanaan sistem pengelolaan administrasi kepegawaian di SMA Negeri 3 Tanjung Raja ini. Mohon penjelasan.!

2. Bagaiamana menurut Bapak/Ibu/Saudara tentang Pemahaman pegawai dibagian ini terhadap pengelolaan sistem administrasi kepegawaian. !

3. Menurut Bapak/Ibu/Saudara, bagaimana Penataan terhadap berkas oleh pegawai administrasi !

4. Bagaimana menurut Bapak/Ibu/Saudara, apakah pelaksanaan pengawasan telah dilakukan oleh pimpinan di segala tingkat !

Kegiatan wawancara dan observasi dilaksanakan dari tanggal 5 Maret sampai dengan April 2013. Setelah data berhasil dikumpulkan dan kemudian dianalisis dan pada akhirnya dapat diberikan kesimpulan.

Masing-masing informan diberikan 4 (empat) macam pertanyaan, dengan hasil jawaban informan sebagai berikut :

Pertanyaan ke-1, Menurut Bapak/Ibu/Saudara, bagaimana pelaksanaan sistem pengelolaan administrasi kepegawaian di SMA Negeri 3 Tanjung Raja ini. Mohon penjelasan.!

Jawaban Informan pertama, Kepala SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

1. Pengelolaan administrasi kepegawaian sudah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, tetapi ada beberapa bagian administrasi yang menyimpang dari prosedur seperti administrasi surat masuk dan surat keluar, dimana pegawai bagian administrasi surat-menyurat tersebut kurang memahami fungsi tugasnya ini terlihat dari sistem kerja yang dilakukan oleh bagian sirkulasi surat menyurat tersebut seperti surat masuk sering menumpuk di meja, kadang-kadang lupa dicatat dalam buku agenda surat masuk;

Jawaban Informan kedua, Wakil Kepala SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

1. Benar adanya, pengelolaan administrasi kepegawaian sudah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, bahwa masih ada dari pegawai kami yang belum memahami sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Hal ini dikarenakan ada beberapa pegawai yang belum mengikuti bimbingan tentang masalah administrasi sehingga mereka tidak memahami tentang pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang berdampak pada sistem administrasi baik kepegawaian maupun administrasi umum akan terganggu;

Jawaban Informan ketiga, Kabbag. SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

1. Sudah sesuai dengan prosedur, tetapi kalau hambatan hampir setiap hari saya mengalami, karena ada beberapa surat masuk yang salah diarsipkan, seharusnya diarsipkan dibagian administrasi kepegawaian, sedangkan surat tersebut saya masukan kedalam administrasi umum, ketika ditanyakan tentang surat tersebut saya mengalami kebingungan mencarinya, maklum saya belum lama menangani masalah administrasi surat masuk dan surat keluar;

Jawaban Informan keempat, Kabbag. Humas SMA Negeri 3 Tanjung Raja:

1. Administrasi kepegawaian sudah dikelolah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, tetapi ada beberapa bagian administrasi yang menyimpang dari prosedur seperti administrasi surat masuk dan surat keluar, dimana pegawai bagian administrasi surat-menyurat tersebut kurang memahami fungsi tugasnya ini terlihat dari sistem kerja yang dilakukan oleh bagian sirkulasi surat menyurat tersebut seperti surat masuk sering menumpuk di meja, kadang-kadang lupa dicatat dalam buku agenda surat masuk;

Jawaban Informan kelima, Kasubbag. Sarana SMA Negeri 3 Tanjung Raja:

1. Administrasi kepegawaian telah dikelolah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, tetapi ada beberapa bagian administrasi yang menyimpang dari prosedur seperti administrasi surat masuk dan surat keluar, dimana pegawai bagian administrasi surat-menyurat tersebut kurang memahami fungsi tugasnya ini terlihat dari sistem kerja yang dilakukan oleh bagian sirkulasi surat menyurat tersebut seperti surat masuk sering menumpuk di meja, kadang-kadang lupa dicatat dalam buku agenda surat masuk;

Jawaban Informan Keenam, Kasubbag. Kesiswaan SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

1. Pengelolaan administrasi kepegawaian sudah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, tetapi ada beberapa bagian administrasi yang menyimpang dari prosedur, diharapkan ada perbaikan kedepannya pada pengelolaan administrasi kepegawaian ini.

Jawaban Informan ketujuh, Kasubbag. Kurikulum SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

1. Pengelolaan administrasi kepegawaian telah terlaksana sesuai dengan prosedur yang ada, sehingga memudahkan proses administrasi, tetapi perlu diperbaiki lagi, agar lebih rapi dan teratur;

Jawaban Informan kedelapan, Guru Senior SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

1. Selaku guru senior, kami merasa pengelolaan administrasi kepegawaian sudah sudah sesuai dengan prosedur, diharapkan dapat ditingkatkan lagi kualitas dan kuantitas kerjanya;

Jawaban Informan kesembilan, Walikelas SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

Pertanyaan ke-2, Bagaiaman menurut Bapak/Ibu/Saudara tentang Pemahaman pegawai dibagian ini terhadap pengelolaan sistem administrasi kepegawaian.

Jawaban Informan pertama, Kepala SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

2. Pemahaman pegawai terhadap pengelolaan sistem administrasi kepegawaian di SMA Negeri 3 Tanjung Raja dirasa sudah cukup baik, tetapi masih ada beberapa pegawai atau staff yang belum dapat memaksimalkan kerjanya, hal ini bisa jadi dilatari oleh tingkat pendidikan pegawai atau staff yang bekerja pada bagian ini, kedepannya pegawai-pegawai tersebut dapat diikutsertakan pada pelatihan mengenai administrasi kepegawain, baik yang formal maupun non formal, guna meningkatkan kinerja pegawai.

Jawaban Informan kedua, Wakil Kepala SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

2. Pemahaman pegawai pada bagian administrasi kepegawaian sudah sudah cukup baik, namun masih ada dari pegawai kami yang belum memahami sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Hal ini dikarenakan ada beberapa pegawai yang belum mengikuti bimbingan tentang masalah administrasi sehingga mereka tidak memahami tentang pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang berdampak pada sistem administrasi baik kepegawaian maupun administrasi umum akan terganggu;

Jawaban Informan ketiga, Kabbag. SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

2. Pegawai pada bagian ini dirasa sudah cukup pemahamannya, tetapi kalau hambatan hampir setiap hari saya mengalami, karena ada beberapa surat masuk yang salah diarsipkan, seharusnya diarsipkan dibagian administrasi kepegawaian, sedangkan surat tersebut saya masukan kedalam administrasi umum, ketika ditanyakan tentang surat tersebut saya mengalami kebingungan mencarinya, maklum saya belum lama menangani masalah administrasi surat masuk dan surat keluar;

Jawaban Informan keempat, Kabbag. Humas SMA Negeri 3 Tanjung Raja:

2. Pemahaman pegawai terhadap pengelolaan administrasi kepegawaian dirasa sudah cukup baik, tetapi ada beberapa bagian administrasi yang menyimpang dari prosedur seperti administrasi surat masuk dan surat keluar, dimana pegawai bagian administrasi surat-menyurat tersebut kurang memahami fungsi tugasnya ini terlihat dari sistem kerja yang dilakukan oleh bagian sirkulasi surat menyurat tersebut seperti surat masuk sering menumpuk di meja, kadang-kadang lupa dicatat dalam buku agenda surat masuk;

Jawaban Informan kelima, Kasubbag. Sarana SMA Negeri 3 Tanjung Raja:

2. Tingkat pemahaman pegawai terhadap pengelolaan Administrasi kepegawaian sudah cukup baik, tetapi ada beberapa bagian administrasi yang menyimpang dari prosedur seperti administrasi surat masuk dan surat keluar, dimana pegawai bagian administrasi surat-menyurat tersebut kurang memahami fungsi tugasnya ini terlihat dari sistem kerja yang dilakukan oleh bagian sirkulasi surat menyurat tersebut seperti surat masuk sering menumpuk di meja, kadang-kadang lupa dicatat dalam buku agenda surat masuk;

Jawaban Informan Keenam, Kasubbag. Kesiswaan SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

2. Pemahaman pegawai terhadap Pengelolaan administrasi kepegawaian sudah cukup baik, tetapi ada beberapa bagian administrasi yang menyimpang dari prosedur, diharapkan ada perbaikan kedepannya pada pengelolaan administrasi kepegawaian ini.

Jawaban Informan ketujuh, Kasubbag. Kurikulum SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

2. Pengelolaan administrasi kepegawaian telah terlaksana sesuai dengan prosedur yang ada, sehingga memudahkan proses administrasi, tetapi perlu diperbaiki lagi, agar lebih rapi dan teratur dan Pemahaman pegawai terhadap pengelolaan administrasi sudah cukup baik;

Jawaban Informan kedelapan, Guru Senior SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

2. Selaku guru senior, kami merasa Pemahaman pegawai terhadap pengelolaan administrasi kepegawaian sudah sudah sesuai dengan prosedur, diharapkan dapat ditingkatkan lagi kualitas dan kuantitas kerjanya;

Jawaban Informan kesembilan, Walikelas SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

2. Pengelolaan administrasi kepegawaian sudah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, tetapi ada beberapa bagian administrasi yang menyimpang dari prosedur seperti administrasi surat masuk dan surat keluar, dimana pegawai bagian administrasi surat-menyurat tersebut kurang memahami fungsi tugasnya ini terlihat dari sistem kerja yang dilakukan oleh bagian sirkulasi surat menyurat tersebut seperti surat masuk sering menumpuk di meja, kadang-kadang lupa dicatat dalam buku agenda surat masuk, namun Pemahaman pegawai terhadap administrasi kepegawaian sudah cukup baik.

Pertanyaan ke-3, Menurut Bapak/Ibu/Saudara, bagaimana Penataan terhadap berkas oleh pegawai administrasi.!

Jawaban Informan pertama, Kepala SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

3. Penataan terhadap berkas oleh pegawai administrasi pada SMA Negeri 3 Tanjung Raja dirasa sudah cukup baik, namun masih perlu perbaikan dalam penataan berkas yang ada pada sekolah kami, dalam hal perlu dibekali pendidikan dan pelatihan penataan berkas pada pegawai baik secara formal maupun non formal;

Jawaban Informan kedua, Wakil Kepala SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

3. Penataan berkas oleh pegawai disini dirasa sudah cukup baik, namun masih perlu pembenahan pada organisasi ini, bahwa masih ada dari pegawai kami yang belum memahami sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Hal ini dikarenakan ada beberapa pegawai yang belum mengikuti bimbingan tentang masalah administrasi sehingga mereka tidak memahami tentang pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang berdampak pada sistem administrasi baik kepegawaian maupun administrasi umum akan terganggu;

Jawaban Informan ketiga, Kabbag. SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

3. Penataan berkas oleh pegawai dirasa sudah cukup baik, tetapi kalau hambatan hampir setiap hari saya mengalami, karena ada beberapa surat masuk yang salah diarsipkan, seharusnya diarsipkan dibagian administrasi kepegawaian, sedangkan surat tersebut saya masukan kedalam administrasi umum, ketika ditanyakan tentang surat tersebut lsaya mengalami kebingungan mencarinya, maklum saya belum lama menangani masalah administrasi surat masuk dan surat keluar;

Jawaban Informan keempat, Kabbag. Humas SMA Negeri 3 Tanjung Raja:

3. Berkas yang ditata sudah cukup baik, tetapi ada beberapa bagian administrasi yang menyimpang dari prosedur seperti administrasi surat masuk dan surat keluar, dimana pegawai bagian administrasi surat-menyurat tersebut kurang memahami fungsi tugasnya ini terlihat dari sistem kerja yang dilakukan oleh bagian sirkulasi surat menyurat tersebut seperti surat masuk sering menumpuk di meja, kadang-kadang lupa dicatat dalam buku agenda surat masuk;

Jawaban Informan kelima, Kasubbag. Sarana SMA Negeri 3 Tanjung Raja:

3. Perlunya penataan berkas yang lebih baik, karena ada-ada saja masalah yang timbul, misalnya ; beberapa bagian administrasi yang menyimpang dari prosedur seperti administrasi surat masuk dan surat keluar, dimana pegawai bagian administrasi surat-menyurat tersebut kurang memahami fungsi tugasnya ini terlihat dari sistem kerja yang dilakukan oleh bagian sirkulasi surat menyurat tersebut seperti surat masuk sering menumpuk di meja, kadang-kadang lupa dicatat dalam buku agenda surat masuk;

Jawaban Informan Keenam, Kasubbag. Kesiswaan SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

3. Penataan berkas oleh administrasi kepegawaian sudah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, tetapi ada beberapa bagian administrasi yang menyimpang dari prosedur, diharapkan ada perbaikan kedepannya pada pengelolaan administrasi kepegawaian ini.

Jawaban Informan ketujuh, Kasubbag. Kurikulum SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

3. Penataan berkas administrasi kepegawaian telah terlaksana sesuai dengan prosedur yang ada, sehingga memudahkan proses administrasi, tetapi perlu diperbaiki lagi, agar lebih rapi dan teratur;

Jawaban Informan kedelapan, Guru Senior SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

3. Selaku guru senior, kami merasa penataan berkas administrasi kepegawaian sudah sesuai dengan prosedur, diharapkan dapat ditingkatkan lagi kualitas dan kuantitas kerjanya;

Jawaban Informan kesembilan, Walikelas SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

3. Penataan berkas administrasi kepegawaian sudah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, tetapi ada beberapa bagian administrasi yang menyimpang dari prosedur seperti administrasi surat masuk dan surat keluar, dimana pegawai bagian administrasi surat-menyurat tersebut kurang memahami fungsi tugasnya ini terlihat dari sistem kerja yang dilakukan oleh bagian sirkulasi surat menyurat tersebut seperti surat masuk sering menumpuk di meja, kadang-kadang lupa dicatat dalam buku agenda surat masuk;

Pertanyaan ke-4, Bagaimana menurut Bapak/Ibu/Saudara, apakah pelaksanaan pengawasan telah dilakukan oleh pimpinan di segala tingkat !

Jawaban Informan pertama, Kepala SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

4. Pengawasan sudah dilakukan terhadap bagian-bagian yang organisasi yang ada di Sekolah kami, namun kami menyadari masih ada juga yang luput dari pengawasan kami;

Jawaban Informan kedua, Wakil Kepala SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

4. Telah dilakukan pengawasan disegala tingkat, namun masih ada dari pegawai kami yang belum memahami sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Hal ini dikarenakan ada beberapa pegawai yang belum mengikuti bimbingan tentang masalah administrasi sehingga mereka tidak memahami tentang pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang berdampak pada sistem administrasi baik kepegawaian maupun administrasi umum akan terganggu;

Jawaban Informan ketiga, Kabbag. SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

4. Pengawasan telah dilakukan disegala tingkatan, tetapi kalau hambatan hampir setiap hari saya mengalami, karena ada beberapa surat masuk yang salah diarsipkan, seharusnya diarsipkan dibagian administrasi kepegawaian, sedangkan surat tersebut saya masukan kedalam administrasi umum, ketika ditanyakan tentang surat tersebut saya mengalami kebingungan mencarinya, maklum saya belum lama menangani masalah administrasi surat masuk dan surat keluar;

Jawaban Informan keempat, Kabbag. Humas SMA Negeri 3 Tanjung Raja:

4. Pengawasan sudah dirasa cukup baik disegala tingkatan, dan administrasi kepegawaian sudah dikelolah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, tetapi ada beberapa bagian administrasi yang menyimpang dari prosedur seperti administrasi surat masuk dan surat keluar, dimana pegawai bagian administrasi surat-menyurat tersebut kurang memahami fungsi tugasnya ini terlihat dari sistem kerja yang dilakukan oleh bagian sirkulasi surat menyurat tersebut seperti surat masuk sering menumpuk di meja, kadang-kadang lupa dicatat dalam buku agenda surat masuk;

Jawaban Informan kelima, Kasubbag. Sarana SMA Negeri 3 Tanjung Raja:

4. Perlunya peningkatan pengawasan disegala tingkatan, karena masih ada beberapa bagian administrasi yang menyimpang dari prosedur seperti administrasi surat masuk dan surat keluar, dimana pegawai bagian administrasi surat-menyurat tersebut kurang memahami fungsi tugasnya ini terlihat dari sistem kerja yang dilakukan oleh bagian sirkulasi surat menyurat tersebut seperti surat masuk sering menumpuk di meja, kadang-kadang lupa dicatat dalam buku agenda surat masuk;

Jawaban Informan Keenam, Kasubbag. Kesiswaan SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

4. Pengawasan administrasi kepegawaian sudah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dan disegala tingkatan, tetapi ada beberapa bagian administrasi yang menyimpang dari prosedur, diharapkan ada perbaikan kedepannya pada pengelolaan administrasi kepegawaian ini.

Jawaban Informan ketujuh, Kasubbag. Kurikulum SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

4. Pengawasan administrasi kepegawaian telah terlaksana sesuai dengan prosedur yang ada, sehingga memudahkan proses administrasi, tetapi perlu diperbaiki lagi, agar lebih rapi dan teratur;

Jawaban Informan kedelapan, Guru Senior SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

4. Selaku guru senior, kami merasa pengawasan administrasi kepegawaian sudah sudah sesuai dengan prosedur, diharapkan dapat ditingkatkan lagi kualitas dan kuantitas kerjanya;

Jawaban Informan kesembilan, Walikelas SMA Negeri 3 Tanjung Raja :

4. Pengawasan bukan hanya terhadap administrasi kepegawaian, namun semua tingkatan, maka dari itu perlu ditingkatkan, karena ada beberapa bagian administrasi yang menyimpang dari prosedur seperti administrasi surat masuk dan surat keluar, dimana pegawai bagian administrasi surat-menyurat tersebut kurang memahami fungsi tugasnya ini terlihat dari sistem kerja yang dilakukan oleh bagian sirkulasi surat menyurat tersebut seperti surat masuk sering menumpuk di meja, kadang-kadang lupa dicatat dalam buku agenda surat masuk.

5.2. Pembahasan

Dari hasil penelitian dan wawancara dengan informan, menunjukkan bahwa analisis sistem pengelolaan administrasi kepegawaian di SMA Negeri 3 Tanjung Raja Kabupaten Ogan Ilir, yang berhasil dikumpulkan peneliti di lapangan berdasarkan pengamatan langsung pada objek penelitian terhadap informan, seperti ; Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Kabag. TU, Kabag. Humas, Kasubbag. Sarana, Kasubbag. Kesiswaan, Kasubbag. Kurikulum, Guru Senior dan Wali Kelas dengan indikator :

1. Sistem Pelaksanaan Administrasi;

2. Pemahaman;

3. Penataan;

4. Pengawasan.

1. Sistem Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian

Berdasarkan dari hasil penelitian tentang pelaksanaan sistem pengelolaan administrasi kepegawaian, seluruh informan menjawab, hampir seluruhnya mengatakan terhadap pengelolaan administrasi kepegawaian sudah sesuai dengan prosedur, tetapi masih ada yang menyimpang, seperti ; belum memahami akan tugasnya, dimana kadang-kadang surat-surat harus segera diselesaikan, tetapi menumpuk dimeja pimpinan, dan juga pada penyusunan surat masuk dan keluar. Karena kurang paham terhadap sirkulasi surat menyurat.

Sistem adalah suatu atau beberapa elemen yang saling bekerja sama satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu, satu elemen dan elemen yang lainnya saling berkaitan dan membutuhkan (simbiosis mutualisme). Jika salah satu elemen rusak atau tidak berfungsi sebagaimana mestinya, maka sistem tersebut pun akan terganggu fungsinya. Jadi dengan kata lain, jika suatu elemen bermasalah maka elemen lain yang terhubung dengannya juga akan bermasalah dan juga sistemnya.

Menurut Ludwig Von Bartalanfy Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan. Menurut Anatol Raporot Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain. Menurut L. Ackof Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang
terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

Syarat-syarat sistem :

1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah;

2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan;

3. Adanya hubungan diantara elemen sistem;

4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih
penting dari pada elemen sistem;

5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

Secara garis besar, sistem dapat dibagi 2 :

a. Sistem Fisik (Physical System) :

Kumpulan elemen-elemen/ unsur-unsur yang saling berinteraksi
satu sama lain secara fisik serta dapat diidentifikasikan secara nyata tujuan tujuannya. Contoh :

- Sistem transportasi, elemen : petugas,mesin, organisasi yang
menjalankan transportasi

- Sistem Komputer, elemen : peralatan yang berfungsi bersamasama
untuk menjalankan pengolahan data.

b. Sistem Abstrak ( Abstract System) :

Sistem yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantungan ide, dan tidak dapat diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapat diuraikan elemen-elemennya. Contoh : Sistem Teologi, hubungan antara manusia dengan Tuhan.

c. Karakteristik Sistem

- Interaksi

Saling keterhubungan antara bagian yang satu dengan lainnya.

- Interdependensi
Bagian yang satu mempunyai ketergantungan dengan bagian yang lainnya.

- Integritas
Suatu keterpaduan antara subsistem-subsistem untuk mencapai tujuan.

- Main objection ( tujuan utama )

Pemusatan tujuan yang sama dari masing-masing subsistem.

Klasifikasi Sistem

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah
sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan system tak tentu (probabilistic system)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogram yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system) Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar- benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.
Pengertian Pengembangan Sistem. Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu
sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :

a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama yang dapat berupa :

- Ketidakberesan

- Pertumbuhan organisasi

b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities) Dalam keadaaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi
waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya.

c. Adanya instruksi-instruksi (directives). Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.

Menurut Felix A Nigra (1963:36) administrasi kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa, sehingga dari tenaga kerja itu diperoleh mutu dan jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum. Sedangkan sistem administrasi kepegawaian adalah bagian dari administrasi negara yang kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai.

Kebijaksanaan dasar sistem administrasi kepegawaian di negara kita mengacu pada Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian. Dalam undang-undang tersebut dinyatakan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern, demokratis, adil dan bermoral tinggi, diperlakukan pegawai negeri yang merupakan unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada pancasila dan Undang-undang dasar 1945.

Berikut ini adalah pendapat dari beberapa ahli yakni menurut Wardoyo (1980:41) memberikan definisi sebagai berikut pengelolaan adalah suatu rangkai kegiatan yang berintikan perencanaan ,pengorganisasian pengerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Dari uraian diatas dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan yang berintikan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang bertujuan menggali dan memanfaatkan sumber daya manusia yang dimiliki secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan.

Pemahaman

Menurut jawaban dari berbagai informan, dirasa sudah cukup baik, namun begitu masih ada yang belum dapat secara maksimal melaksanakan kerjanya, karena kekurangan pendidikan, serta kurangnya pelatihan, baik formal maupun non formal, disamping itu ada juga yang belum mengikuti pendidikan. Sehingga dalam melaksanakan tugas menjadi terganggu. Disamping itu adanya kekurangan pengetahuan, mestinya setiap surat yang masuk atau keluar, supaya diarsipkan, sehingga banyak pekerja yang lalai melakukan itu, atau sering adanya sirkulasi surat, sehingga sering surat masuk tidak dicatat dalam agenda dan menumpuk dimeja dan hampir seluruh pegawai administrasi kepegawaian kurang memahami akan tugasnya. Padahal disetiap pekerjaan apapun yang dilakukan, bahwa pemahaman itu sangat penting, karena dengan pemahaman, kita dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik, sehingga dalam bekerja selalu berhati-hati dalam berbuat. Sehingga dapat dikatakan sebagai berikut :

Kita semakin mampu menerima keadaan individu, seperti apa adanya dan sekaligus keberadaan individu, baik dari segi kelebihan maupun kekurangannya. Kita semakin mampu memperlakukan individu sebagaimana mestinya dalam arti lain mampu memberikan bantuan seperti yang dikehendakinya. Kita terhindar dari gangguan komunikasi, sehingga mampu menciptakan relasi yang semakin baik.

Bagi konselor, kemampuan asesmen merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki konselor, ia adalah bagian penting dari kegiatan konseling. Dan jika ada konselor yang tidak memiliki kemampuan dalam bidang asesmen diibaratkan seperti pelayar yang tidak membawa kompas. Ia tentu akan tersesat, atau sekurang-kurangnya membuang-buang energi untuk sampai ke tujuan. Dalam kaitannyadengan tugas konselor, bisa jadi bukan hanya membuang-buang tenaga, tetapi lebih dari itu bisa jadi justru berdampak negatif bagi individu yang dibimbing lantaran malpraktek.

Penataan

Jawaban dari hampir seluruh informan, terhadap penataan administrasi kepegawaian, dirasa cukup baik, namun masih diperlukan penataan yang lebih baik lagi, karena kekurangan pendidikan dan latihan, baik formal maupun informal, untuk itu masih perlu dibenahi. Sehingga belum maksimal cara penataan berkas, karena menurut informan tersebut, hampir setiap hari terjadi hambatan, seperti ; surat masuk salah diarsipkan, yang semestinya surat tersebut didalam administrasi kepegawaian dan termasuk kedalam administrasi umum, sehingga untuk mencari surat tersebut sulit dan tidak dapat diketemukan dalam waktu yang cepat. Banyaknya surat yang salah penyampaian, karena pekerja tersebut kurang mengetahui, begitu juga sering menumpuk dimeja. Padahal sistem penataan sangat diperlukan, sehingga sistem penataan adalah sebagai pedoman mempermudah dan mempercepat, baik bagian penerimaan atau bagian pengeluaran.

Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap perkembangan di masa yang akan datang.

Sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis (Sedarmayanti, 2003 : 68).

Menurut Sedarmayanti tujuan penataan arsip adalah :

- Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

- Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna.

Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari (Sedarmayanti, 2003 : 70) :

1. Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penataan berkas yang umumnya digunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

2. Sistem Masalah

Sistem masalah adalah sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan administrasi yang mengikuti sistem ini.

3. Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian mesing-masing setiap masalah diberi nomor tertentu.

4. Sistem Tanggal

5. Sistem Wilayah

Pengawasan

Dari beberapa jawaban informan, dapat dikumpulkan sebagai kesimpulan sementara, mengatakan bahwa pengawasan telah dilakukan terhadap bawahan, tapi masih ada saja yang kurang mengerti akan artinya pengawasan dan setiap pekerjaan belum benar dikarenakan belum pernah mengikuti bimbingan dan pendidikan tentang pengawasan. Sehingga timbul beberapa hambatan atau kesalahan, seperti ; pemberkasan dan pengarsipan , sehingga setiap diperlukan lambat menemukannya, begitu juga masih ada saja pegawai yang tindak-tanduknya yang tidak memahami akan kerjanya, sehingga yang bekerja semaunya saja dan mereka menyadari, bahwa mereka serba kekurangan akan pengetahuan. Dan untuk itu, yang bersangkutan berkeinginan untuk mengisi diri dengan ilmu pengetahuan dna berharap kalau bisa pelaksanaan pengawasan dengan bukti nyata, misalnya pengawas datang secara langsung ketempat kami bertugas, hingga jangan terjadi suatu masalah yang tidak dapat dielakkan.

Pada dasarnya setiap pengawasan administrasi kepegawaian, telah terlaksana dengan baik, tapi masih ada saja pemberkasan dan penyimpanan, terjadi penyimpangan disana-sini, dan hal ini dikarenakan kurang pemahaman pegawai terhadap tugasnya, karena sering tidak adanya pengawasan, walaupun telah berjalan dengan prosedur yang ada masih ada saja terlupakan.

Pengawasan mengatakan pekerjaan harus selesai pada hari itu juga, tapi masih ada saja yang menumpuk dikarenakan kurangnya kesadaran terhadap pengawasan, begitu juga terhadap kualitas pekerjaan yang perlu ditingkatkan, baik kualitas, maupun kuantitas pekerjaan.

Pengawasan merupakan hal sangat penting, karena pengawasan merupakan sebagai bahan penilaian terhadap pekerjaan, apakah telah sesuai dengan perencanaan dan bukan mencari-cari kesalahan dan bila terjadi kesalahan segera diperbaiki.

Pengawasan merupakan fungsi manajerial yang keempat setelah perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan. Sebagai salah satu fungsi manajemen, mekanisme pengawasan di dalam suatu organisasi memang mutlak diperlukan. Pelaksanaan suatu rencana atau program tanpa diiringi dengan suatu sistem pengawasan yang baik dan berkesinambungan, jelas akan mengakibatkan lambatnya atau bahkan tidak tercapainya sasaran dan tujuan yang telah ditentukan.

Istilah pengawasan dalam bahasa Inggris disebut controlling, yang oleh Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa: “… the modern concept of control … provides a historical record of what has happened … and provides date the enable the … executive … to take corrective steps …”. Hal ini berarti bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan. More (dalam Winardi, 2000:226) menyatakan bahwa: “… there’s many a slip between giving works, assignments to men and carrying them out. Get reports of what is being done, compare it with what ought to be done, and do something about it if the two aren’t the same.

Sedangkan menurut Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) yang mengatakan bahwa pada pokoknya controlling atau pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Sementara berkaitan dengan tujuan pengawasan, Maman Ukas (2004:337) mengemukakan:

Mensuplai pegawai-pegawai manajemen dengan informasi-informasi yang tepat, teliti dan lengkap tentang apa yang akan dilaksanakan.
Memberi kesempatan pada pegawai dalam meramalkan rintangan-rintangan yang akan mengganggu produktivitas kerja secara teliti dan mengambil langkah-langkah yang tepat untuk menghapuskan atau mengurangi gangguan-gangguan yang terjadi.

Setelah kedua hal di atas telah dilaksanakan, kemudian para pegawai dapat membawa kepada langkah terakhir dalam mencapai produktivitas kerja yang maksimum dan pencapaian yang memuaskan dari pada hasil-hasil yang diharapkan.

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan terhadap sistem pengelolaan administrasi kepegawain di SMA Negeri 3 Tanjung Raja Kabupaten Ogan Ilir terhadap sistem pengelolaan administrasi kepegawaian dan pemahaman, penataan berkas dan pengawasaan, dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Pengelolaan administrasi kepegawaian telah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, tetapi masih ada prosedur yang menyimpang, seperti ; pemberkasan surat masuk dan surat keluar;

2. Pemahaman pegawai terhadap administrasi kepegawaian sudah cukup baik, tetapi masih ada pegawai yang belum memaksimalkan kerjanya, seperti ; menumpuk pekerjaan;

3. Penataan administrasi kepegawaian sudah cukup baik, tapi masih memerlukan penataan yang lebih baik;

4. Pengawasan sudah dilakukan terhadap bagian-bagian yang berada dibawah wewenang pengawasan, tetapi masih ada yang luput dari pengawasan dan masih ada pegawai yang belum memahami akan tugasnya.

6.2. Saran

1. Agar para pegawai dapat mengerti tentang administrasi kepegawaian, perlu diberikan pelatihan dan kursus-kursus tentang pendidikan dibidang administrasi kepegawaian;

2. Agar pemahaman terhadap tugas peuntkerjaan administrasi kepegawaian dengan memberikan pengetahuan dan pendidikan, serta latihan untuk diikutsertakan, baik formal maupun informal;

3. Agar penataan berkas dan arsip baik, perlu dibekali pendidikan dan pelatihan terhadap penataan berkas atau arsip, baik dilingkungan sendiri maupun dilingkungan luar;

4. Agar pengawasan lebih efektif dan efisien, kiranya secara rutin dilakukan oleh atasan, baik dalam bentuk yang nyata ataupun teori, misalnya ; bawahan diikutsertakan didalam kursus-kursus dan pelatihan pengawasan, baik internal maupun eksternal, terutama bidang kearsipan dan dokumentasi.

Pedoman Wawancara

1. Menurut Bapak/Ibu/Saudara, bagaimana pelaksanaan sistem pengelolaan administrasi kepegawaian di SMA Negeri 3 Tanjung Raja ini. Mohon penjelasan.!

2. Bagaiamana menurut Bapak/Ibu/Saudara tentang Pemahaman pegawai dibagian ini terhadap pengelolaan sistem administrasi kepegawaian. !

3. Menurut Bapak/Ibu/Saudara, bagaimana Penataan terhadap berkas oleh pegawai administrasi !

4. Bagaimana menurut Bapak/Ibu/Saudara, apakah pelaksanaan pengawasan telah dilakukan oleh pimpinan di segala tingkat !

Info dan Lokak

Friday, 5 February 2016

Skripsi sistem pengelolaan administrasi kepegawaian di SMA Negeri 3 Tanjung Raja Kabupaten Ogan Ilir.

No comments:

Post a Comment

jwp

CEK RESI BELANJA

Wikipedia